Szanowni Państwo, Członkowie i Członkinie społeczności akademickich, drodzy Sympatycy Nauki, Uczestnicy i Uczestniczki ŚFN,
w minionych dniach zakończył się podstawowy nabór propozycji programowych do tegorocznej edycji Festiwalu. W tym roku otrzymaliśmy zdecydowanie większą niż dotychczas liczbę zgłoszeń czynnego udziału w Festiwalu, co interpretujemy jako potwierdzenie wartości i sensu wspólnej pracy nad budowaniem zaufania do nauki. Dziękujemy za propozycje, pytania, a także za entuzjazm wyrażany w trakcie tego procesu.
Jednocześnie, w trosce o budowanie jak najlepszych standardów informujemy o zmianach organizacyjnych wdrożonych w minionych miesiącach, po opublikowaniu stanowiska w styczniu br. Przedstawiamy faktyczny stan działań i efekty przeprowadzonych procesów diagnostycznych oraz usprawniających, mających na celu wyeliminowanie potencjalnych nieprawidłowości. Dotyczą one przede wszystkim całorocznej pracy organizacyjnej i administracyjnej.
W okresie od stycznia do maja przeprowadzono:
● postępowanie wyjaśniające;
● audyt weryfikacyjno-doradczy w zakresie procesów organizacyjno-kadrowych w ŚFN;
● ewaluację działań organizacyjnych przez członków zespołu organizacyjnego z udziałem bezpośrednich przełożonych;
● spotkanie ewaluacyjne międzyuczelnianego zespołu współorganizatorów ŚFN, działającego na podstawie Porozumienia;
● analizę uwag uczestników, wystawców i prelegentów.
Na podstawie rekomendacji wynikających z tych działań, wprowadzono usprawnienia, w tym:
● uszczegółowienie zasad uczestnictwa czynnego w wydarzeniu;
● wewnętrznie uzgodnione praktyki współpracy w zespole organizacyjnym;
● szczegółowe procedury przekazywania zadań i obowiązków;
● rozszerzenie struktury organizacyjnej o liderów zespołu informacyjnego, którzy koordynują pracę i wspierają pracowników w sytuacjach kryzysowych;
● określenie warunków automatycznego rejestrowania czasu pracy oraz jego monitoringu;
● uszczegółowienie zasad wynagradzania pracowników.
Naczelnym wniosek jest następujący - obecny rozmiar i stopień złożoności struktury organizacyjnej ŚFN narzuca konieczność opracowania szczegółowych uregulowań, które będą transparentne i zrozumiałe dla różnorodnych grup pracowników i pracowniczek. Przygotowane rozwiązania zostaną opublikowane w formie aktu wewnętrznego Uniwersytetu Śląskiego, który zawiera uwarunkowania organizacyjne, zasady udziału pracowników w organizacji, zasady dotyczące dyspozycji służbowej i merytorycznej pracowników, zalecenia oraz zakazy i nakazy.
Elementem dokumentu są też opracowane przez zespół organizacyjny dobre praktyki. Zgodnie z nimi uzgodnienia w kluczowych obszarach współpracy odbywają się w sposób demokratyczny, a decyzja o przystąpieniu do zespołu jest dobrowolna, podejmowana indywidualnie i wymaga pisemnej deklaracji oraz zgody bezpośredniego przełożonego, który pośredniczy w realizacji zadań.
Stan obecny
Obecnie trwają prace nad ustaleniem ostatecznej struktury organizacyjnej i zakresu zadań dla osób zainteresowanych współpracą przy nadchodzącej edycji. Trwają już prace programowe z udziałem koordynatorów merytorycznych i producentów. Prace podjęła także Rada ds. gości ŚFN we współpracy z zespołem wykonawczym oraz ambasadorzy wydarzenia. Pracujemy nad pozyskaniem funduszy na tegoroczną edycję, by po raz kolejny umożliwić Państwu nieodpłatne korzystanie z dobra śląskiej nauki.
Ulepszajmy i rozwijajmy razem wspólne dobro, jakim jest Śląski Festiwal Nauki. Zachęcamy do kontaktu pod adresem sfn@us.edu.pl.